祝你更上一层楼:职业秘书实务- 第2部分

　　本题的关键
　　秘书的“秘”就是秘密的“秘”，即使在英文中亦是如此：secret
　　→secretary。
　　

第四题　性急的老总
这是一家规模较小的私营企业，总裁办只有三个秘书；总裁办主任是个男性，他还兼着人力资源部经理。除了主任，就是经验丰富的小娜和今年刚刚参加工作的玛丽。这天上午，小娜外出有事，办公室只留下主任和玛丽。这时，一位看上去似乎有些耳背的老人拿着一张发票走了进来。可能是找销售部找错了门，玛丽正好有点事情，顺路将他领到销售部去了。
　　不巧，玛丽刚走，老板就来电话，让主任把新车间的设计图送去。负责文件收发的是玛丽。主任左翻右翻怎么也找不到图纸，于是等得不耐烦的老板在电话里大发雷霆：“怎么搞的？连张图纸也找不到，你这个主任一天到晚在干些什么？”
　　有什么办法？主任只好沮丧地等玛丽回来。玛丽刚进门，主任就把自己胸中的怒气全部朝玛丽头上倾泄：“托您的福，老板给了好果子吃！你干什么去了？！”玛丽想说明，但主任根本不给她说话的余地：“废物！饭桶！”玛丽怎么受得了这样的委屈，她泪流满面地冲出办公室，屋里只剩下主任对着硕大的天花板抽闷姻。
　　这时，小娜回来了。现在，小娜应该怎么办？
　　正确的答案及理由
　　小娜首先要向主任汇报外出办事的结果，然后小声地问：“主任，出了什么事？”
　　“真是实在对不起，要是我早回来一会儿就好了……”当主任大致说完事情的经过后，立即向主任表示道歉。这样，主任的脸色就会阴转多云。这是第一步。
　　第二步是小娜帮主任找到设计图，然后将图纸送到总经理办公室，向老板认错：“实在对不起，我刚出去办了点事……您要的是这份图纸吗？”
　　如果现在由主任给老板送去，说不定老板还要发脾气，把主任奚落一顿。但是由小娜送去，不管老板脾气如何，总不至于再发雷霆。沉着机伶，随时给自己的上司准备下台阶的梯子，只有具有丰富经验的秘书，才会有这种智慧的闪光。
　　最后是第三步。小娜带玛丽到一个无人的接待室，心平气和地同她谈心：“你参加工作以来，工作很刻苦，而且对工作也很热情，大家对你的印象都不错。不过，只是有时候还得掌握点分寸，注意点工作方式。就拿今天的事来说吧，如果你在存放文件时，对主任说一句：‘主任，我把图纸放在这里’，今天就不会让老板生气。过去我也出过这方面的差错，其实，这也是我的不对，我应该及时提醒你才是。”小娜最好是这样和风细雨地去帮助玛丽，千万不能这么对待玛丽：“正是因为你走了，主任才生气嘛！”或者“你存放某件的方法就是有问题。”
　　本题的关键
　　换位思考是保持良好人际关系的法宝。
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第五题　戴墨镜的客人
这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”
　　“我找你们老板！”客人说着直往里走。
　　于是，秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说：
　　a。对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！
　　b。对不起，先生，请问您贵姓……
　　c。客人来访，必须登记，这是公司的规定！
　　d。你要再往里闯，我就叫保安了！
　　e。先生，您预约了吗？
　　请从以上5个选项中找出合适的回答，并说明其理由。
　　标准的正确答案是b。
　　a的不妥之处在于：第一，你在没有弄清对方来历之前，你实际泄露了〃老板在公司〃这样一个信息给对方；在这样一个复杂的商业社会里，你就是透露这么一点信息，也有可能被竞争对手所利用。所以，秘书在接待那些来历不明的客人的时候，在未弄清对方的真实身份之前，一定不要透露任何本公司领导人的信息给对方。第二，正因为对方来历不明，所以，你说有什么事跟你说是非常错误的。假如对方是有非常重要的信息要透露给老板的话，他跟你说合适吗？年轻的秘书往往不知道自己真正的身份。
　　c显然不妥。对于一般的客人来说，你请他登记是合乎礼貌的。但是，对方如果不是〃一般的〃客人，不跟你讲规矩，那你也不能你的规定来硬性约束客人。这是缺乏随机应变能力的典型表现。
　　d则更可笑了。在没有弄清对方身份之前就叫保安，就不怕砸了自己的饭碗？这种不动脑筋的人严格地说不应该来当秘书。
　　e也是一种自作聪明的做法。也许对方通过手机或其他方式预约了，也许没有预约，总之，不管人家预没预约，人家已经到了你们公司了，还问人家预约没预约，都没有任何意义了。来的都是客，你都得接待。所以，你问人家〃您预约了吗？〃实际上是告诉对方我不欢迎你。人家不请自来，在现代文明社会里的确是种不讲礼貌的表现，但你不能用不讲礼貌的方式应对人家；你的身份是秘书，你代表的是上司，你的行为反映出上司的品味和修养。
　　b之所以是合适的，它反映出秘书的修养。你第一次问对方姓名他不告诉你，你彬彬有礼地第二次问对方：〃请问先生您是。。。。。。〃这就等于给对方制造了第二次自我介绍的机会。不管对方是什么身份，作为一个有起码教养的人，在这种情况下，他都会告诉你他的身份。这样，你可以根据他的身份和目的釆取相应的接待办法。如果你第二次问他他还不告诉你身份和来意，就说明来者缺乏起码的教养。在这种情况下，你可以釆取叫保安等措施。
　　本题的关键
　　精诚所至，金石为开。
　　

第六题　秘书的忠告
一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄了一帮非常无礼的来信。他让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不中止我们之间的一切交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！
　　信的内容大致是这样。老板命令秘书立即将信打印寄走。
　　对于老板的命令，秘书现在有以下四种行为：
　　a。“好，我马上就办！”说完，秘书立即回到自己的办公室，将信打印寄走了。
　　b。如果将信寄走，对公司和老板本人都非常不利。秘书想到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板这样说：“老板，这封信不能发，别发算啦！”
　　c。秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静一点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们自己就没有值得反省的地方吗？”
　　d。当天快下班的时候，秘书将打印出来的信进给已经心平气和的老板：“老板，可以将信寄走了吗？”
　　作为秘书，你认为以上4种行为，哪种行为最正确，哪种行为最恶劣？
　　正确的答案及理由
　　这是美国辛辛那提大学乔治·古纳教授在讲授秘书学时对学生提出的问题。
　　正确的答案是d。
　　a对于老板的命令忠实和坚决，作为秘书的确需要这种品质，但是仅仅具备“忠实和坚决”，对于秘书来说，仍然是一种失职。
　　b是从整个公司利益出发的，对于秘书来说，这种富于自我牺牲的精神是难能可贵的，但是，它和后面的c行为一样超越了秘书的权限，所以是不正确的。
　　c从秘书是老板的助手这个角度来看是可取的，但是，秘书干预老板的最后决策，就是一种越权行为。
　　d是正确的。
　　理由如下：老板也是人，也有自己的喜怒哀乐，也有不能自制的时候。当他的感情一旦平静下来，必然会自我反省。在这个时候，秘书把打印出来的信件递给老板征求他的意见，实际上就是给他创造一次重新决策的机会；a和b虽不可取，但毕竟还有商量的余地。
　　乔治教授认为c最恶劣：作为一个公司的老板，老板有自己思考问题的角度和方式，他必须经常权衡与各方面的关系和利益的问题，因此也必然包括与这家代理商的关系。他提出中止与这家代理商的关系，也许并非出自一时之怒，只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已；当然，老板也有可能是一时之怒，中止与对方的交往仅仅是说说而已。总而言之，在不明白老板的真实的思想和感情之前，秘书作为老板的助手仅仅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的决策人。
　　本题的关键
　　有责任及时向上司提供正确的建议，但绝对不能干预上司的决策。
　　

第一节　企业为什么需要秘书（1）
1、秘书每天都在做些什么
　　秘书工作对一些人来说显得非常神秘。许多人以为秘书每天的工作就是陪老板外出谈生意，出席各种豪华宴会，非常风光。那么，秘书每天实际上都在做些什么呢？先来看一个在北京某外企总经理办公室工作的秘书一天的工作吧！她毕业于北京某大学中文系，在这家公司的总经理办公室已经工作了2年，顶头上司是公司副总，美籍华人，负责公司销售。
　　8：40到达自己的办公室
　　8：45打扫上司的办公室、接待室等房间，查点备用物品
　　9：00上司到办公室
　　9：15 为上司冲咖啡，确认当天的日程安排，通知总经理办公室主任在接待室接待预约好的客人
　　9：30 有传真或电子邮件的话，根据上司的指示回复
　　9：45 邮件到达后进行分拣，将紧急的信件和包裹分发给收件人
　　10：00接听电话，将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录，整理报纸杂志，剪报、扫描等等
　　10：30 接待客人，给客�