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c。用起来省心
只有当上司对秘书感到放心之后,他才会根据你的能力来安排你的工作,而秘书也只有通过充分发挥自己的能力,才能让上司对自己的工作满意,成为上司名副其实的助手。那么,要具备什么条件才能让上司用起来省心呢?
第一条就是经验丰富。一个有能力的秘书,无论遇到什么、在什么时候和该怎么处理,都能从公司的全局出发考虑问题。如果秘书不能正确地理解上司的意图,就抓不住工作的重点;如果不知道自己工作的重点,自然就不知道在一大堆工作中,哪些工作应该优先安排,所以很多秘书经常费力不讨好,甚至给上司帮倒忙,错过时机;这种秘书自然谈不上是有组织工作能力的秘书。可以说,只有具备了一定组织力的秘书,才有可能被上司当作有能力的秘书。
一个有经验的秘书,她在工作中会有这么些特征:先决定工作的优先顺序,然后再着手开始工作;做好必要的准备工作后再开始工作;恰到好处地整理好办公环境,以减少疲劳;文件存放从不将就,按规定存放一步到位,这样要找文件时非常方便;在不是特别强调优先顺序的情况下,工作从难到易;对于那些特别耗时间的工作,在处理过程中向上司反映,听取上司的指示。
第二条就是心身健康。上司对秘书的要求首先是头脑敏捷,所以说秘书工作既是体力工作也是脑力工作,因此,身心健康是从事秘书工作的先决条件。生活有规律,保持适度的运动与休息,注意饮食的平衡;只有保持身体健康,才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力,出色地完成自己的工作,这是作为秘书最基本的条件。
为了保持心身健康,条件允许的话,秘书一定要注意休息好,特别是中午。午休能极大地提高人们在下午的工作效率,这并不是一个个人习惯的问题,早已被科学所证明。如果中午不休息,下午就有可能出现犯困“走神”的现象。当你正在接受领导指示的时候,你却在“走神”,甚至忍不住呵欠连连,领导看了会怎么想?即使他不当面批评你,你在那种状态下能完全领会领导的意思吗?
2、秘书要具备哪些基本素质
a。认真
在企业,每一个人都要“认真”工作,这是理所当然,做到“认真”二字也是很普通的要求,但是,从另一个意义上来说也是很困难的。特别是对于年轻人来说,谁没有个小爱好,想自在一点呢?与朋友在电话里聊天是一件很惬意的事,但无论哪家企业都不会允许有这种享受及类似的行为。作为秘书,不仅要遵守公司的规章制度,而且还要比一般员工做得更好,因为你在领导身边工作,他们对你的要求自然更严,标准更高;他们不可能容忍你工作毛手毛脚、大大咧咧和拖拖拉拉。
现在有许多女孩子选择秘书作为职业,仅仅是受了一些电视和小说的影响,以为做秘书轻松和浪漫,既不像营业部的销售人员那样有销售指标定额的压力,也不像研发部的科研人员那样必须按时完成相关项目,工作业绩指标弹性很大。所以,一些秘书在上班的时候出现注意力不集中的现象是难免的,如打电话时嘴里嚼着口香糖,手里玩着铅笔;做事马马虎虎、粗枝大叶、缺乏主动性和责任感,等等。
b。诚实
所谓诚实,就是说老实话,办老实事,做老实人。当然,作为白领都需要诚实,但为什么对于秘书,这一点需要特别强调呢?
第二节 上司需要什么样的秘书(2)
比如,你把客人说的“下午14点来拜访〃听成〃下午4点来拜访〃,工作中出现了差错,就应该实事求是地向上司认错,不是掩盖事实,或者往他人身上推以逃避自己的责任;另外,有些人为了自己或自己朋友的私利,故意隐瞒事实的真相,不如实及时地向上司汇报,从而给上司的决策造成失误。所以,对于秘书来说,诚实是最重要的人品。
给领导当秘书必须聪明,否则领导不会真正地信任你。但是,秘书必须明白,虽然每个领导都有他犯糊涂的时候,但领导很少弱智,跟领导玩聪明,耍心眼,最终结果往往是搬起石头砸自己的脚。所以,对于秘书来说,如果少些小聪明,可能是一样好事。
c。保守秘密
前面已经说过,作为秘书你必须让上司放心,所以,保守秘密是秘书起码的职业素质要求。
为了严守机密,秘书应有非常丰富的知识和经验,具有高度的职业敏感,在头脑中有一把尺子,随时衡量各种信息在信息方面的价值以及与各方面的利害关系。那么,有哪些东西属于应当保密的范围?如企业领导人的人事变动、机构调整、新产品开发等内容。由于它们关系到企业的生存与发展,所以它们的信息价值很容易判断。但是,有很多东西就不那么容易辨识。比如,上司在访问某用户时,就双方的合作提出了新的方式,对这种新的方式要不要保密呢?秘书认为这种方式在书刊杂志上作过大量的介绍,没有什么保密的价值,因此,秘书在接待另一家老客户时,无意之中把这件事说了出来。因为现在所处的这个社会是一个竞争的社会,可能说者无意,听者有心,于是他提前采取了行动,占据了市场的主动,结果给自己带来了无穷的后患。类似的情况很多。由于对象和时间的不同,同一条信息的信息价值也大不相同。秘书一定要把握这种信息价值的微妙之处,既不粗枝大叶、无所顾忌,也不风声鹤唳,草木皆兵。
比如,当客人起身告辞时,随便问了一句:“请问你们经理住在什么地方?”对于这个问题,你该怎样回答?“对不起,事关机密,无可奉告。”如果你这样回答,从保密的角度来看,的确无可非议。但是,因为像这种级别的信息可以说是公开的秘密,对方可从许多渠能知道,所以,你这种保密,除了能得到一个“神经质”的绰号外,就没有什么实际意义了。
忠诚对于秘书来说,实质就是她的职业生命。如果一个秘书对她服务的上司或公司没有忠诚感,就不能算是一个真正的职业秘书。特别是对于那些快速成长的高科技公司,或者以服务业为主的公司来说,秘书忠诚度更为重要。因为这种新兴的公司,它们在市场中的核心竞争力,可能就是一项专利,或者是一个技术诀窍,或者是一个创意,有时甚至只是一条商业机密,就像当年的可口可乐公司一样,就只有一个配方。如果秘书为钱,或者为了泄私愤,完全有可能利用职务之便,出卖公司的这种无形资产,而且可以做得人不知、鬼不觉,甚至把老板卖了,老板还会夸她精明。
d。谦逊
虽然一般的秘书在公司的正式地位都不是很高,但由于秘书经常代理上司行使一些职权,所以,如果秘书没有谦虚的品质的话,就会自然而然地养生出骄横跋扈的毛病。一些秘书以为上司的职权就是自己的职权,喜欢在公司里拉帮结伙,谁要是不买自己的账,就假公济私,想方设法结对方穿小鞋;即便秘书不是一个颐指气使的人,但总会有人看在上司的份上向秘书献殷勤,如果秘书不具备谦虚的品质,慢慢地也会把自己的尾巴翘起来。
秘书必须有亲和力。秘书部门是一个企业的神经中枢,上传下达,左迎右送,都是秘书的工作。从收集信息到给领导安排工作日程,几乎秘书的每项工作都需要各部门的协助配合。如果你不谦逊,不仅得不到各部门的支持,反而到处有人给你使绊,让你寸步难行。
e。忍耐
由于市场竞选越来越激烈,企业领导人的压力也越来越大,因此,他们在工作中出现不顺也是常有的事。一旦工作出现挫折,他们就有可能要找个目标发泄心中的焦虑。自然而然,秘书就是公司领导人发泄的最佳对象,因为一是发泄方便,二是发泄后的代价很小,几乎可以说是“free”。曾经有位名人在电视上公开宣称,“经骂”是他找秘书的首要条件。所以,秘书要有忍耐精神。日常工作中经常会出现这种情况,比方说,秘书为上司约好了到某公司会谈的时间,但因对方临时有变,让上司空跑了一趟,这本来不是秘书的责任,但上司心里窝火,于是他就有可能给秘书一些脸色看。
有些女秘书容易情绪化,一听到批评,特别是错误的批评,当着上司的面,马上就泪如泉涌,嚎啕大哭。对于上司来说,他可能会动恻隐之心,当时不会再多说什么,但是从内心来讲,他可能会更看不起这种娇气的作风。对于秘书来说,出现这种情况更加可怕。
当秘书首先必须有很强的心理承受能力。受了委屈之后就要想开一点。所谓想开一点,就是你要想到,上司也是人,他也有喜怒哀乐,他也有需要发泄的时候,他不朝你这个当秘书的发泄,朝谁发泄?
f。开朗
有许多上司把“性格是否开朗”当作选择秘书的第一个条件。一个开朗的秘书,能感染整个办公室的气氛,给所有的人带来愉悦,提高工作效率。要做到开朗,你就一定要热爱生活。
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第二节 上司需要什么样的秘书(3)
秘书一方面要勤奋地工作,另一方面在衣着打扮上要严格地自我控制。那么,难道是要求秘书过着象中世纪的清教徒一样的生活吗?不!事实恰恰相反,它要求每一个秘书尽情地享受现代社会的各种精神文明和物质文明,使自己业余生活变得丰富起来,从而对工作保持一种永不衰竭的热情。
有些秘书看上去