茅侃侃侃职场- 第8部分

现在公司一般在新人入职的时候，会给他培训公司的文档管理规则，有的公司的管理规则甚至细化到字体是什么，字号是多大，给领导的文件要用什么样的字号，同事之间的文件要用什么样的字体，包括报告的格式，一级二级三级的标题设置等问题。

我以前在科委政府部门工作的时候，公文的字体一定要是小四号的楷体或者仿宋。可能有人会诧异他们怎么可以规范到这么具体。很多人会好奇，为什么政府的公文规定的字号普遍比一般企业所规定的要大，把字号规定这么大，是为了照顾领导的视力，便于领导阅读。因为大多数的领导都上了年纪。我建议大家在跟大领导、大老板汇报工作的时候，所有的内容应不超过三页纸，字体最小是小四，不能比小四再小。尽量简洁明了地列出一二三，这样大老板可以很快明白你说的事情。

前面说的都是汉字公文的规范，我所接触到的英文公文，字体最小可以到10磅，也就是中文的小五号字，但是大部分英文公文的文字是12磅。

如果是一份中英文结合的文书，在处理文档时，一定要注意中文字体和英文字体的区分。系统默认中英文字体是整合处理的，不是中文一种字体，英文另外一种字体，中英整合后的字体是很难看的，读起来也不够正规。

除了文档的规范和整洁，如何规范地管理文档也很重要。

但是，这个问题却常被大家忽视。大家的电脑桌面，D盘E盘下面是不是有N多新建文件夹？新建文件夹1，新建文件夹2……每次要找一个文件，都要挨个将文件打开看，翻半天还不一定能找到？相信这是很多人都有过或者现在依然有的情况。

大家在学校的时候，可能没那么多文档可存，所以文件乱存放你会觉得没什么问题，但是一旦开始工作，你就会发现这是个严重的问题，你需要保存的文件太多，当你突然需要一份文件的时候，寻找这份文件需要的工作量比较大。并且，文档的增速是你不可预估的，所以，你在保存文件时，如果没有提前做好相应的文档设置或者标题设置的话，将来你需要花更长的时间来管理你的文件。

起文件名是一件蛮讲究的事情。我一直有一个习惯，存文件的时候喜欢把时间写上，在文件名里写清楚年月日，因为有时你需要弄清楚哪个文件是最近更新的版本，比如《2011年3月21号会议纪要（新）》。如果，工作的时候不注意这个问题，存了很多名字类似的文件，那么再找其中一个文件时就可能会消耗很长时间。

文档存放是否有条理和我们的日常生活息息相关。一个生活特别规矩，衣服、裤子、袜子、内衣内裤都能整齐干净地放置的人，在工作上也会条理清楚的。

不只在自己的电脑上需要分门别类地管理文档，有很多公司会给员工提供一个公用的网络硬盘或者服务器，让大家及时上传公用文档、文案或者项目的文书等，在这样的空间存放文件更要条理清楚，因为你的工作做得细致不细致，直接关系到别人能否迅速找到你的文档。

☆‘文~☆；

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STORY　4　时间就是金钱——控制好你的时间成本

时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。

时间成本是我们常忽略的一个问题，而生命中最高的成本，也是时间。什么是时间成本？是指一定量资金在不同时点上价值量差额。

什么又是时间管理？时间管理在企业培训中是个永远讲不烂的话题，在工作中，若时间管理不当，就可能导致企业的不良运作。

时间与我们联系最紧密，却也最容易被我们忽视。经常会听到大家说时间成本，时间成本，但是真到算成本的时候，有多少人会把时间算到成本里去？大家会感觉成本不就是人力和钱吗？可能大部分人对时间成本还没有一个具象的认识。

有一次，我去参加一个论坛，听到一个项目经理很愤怒地说他招的一个实习生的事：他让在他们公司实习的一个应届毕业生去做一件很简单的事，给客户送一份文件。因为客户着急要，时间特别紧张，所以出发时，他特地叮嘱实习生说：“打车去，坐公车回。”但少说了一句，没告诉他是为什么。

结果这个实习生去的时候是坐公车去的，客户那边等得十万火急，一个接一个地追魂夺命地打电话，人家回来的时候却是打车回来的。我当时特别生气，问他为什么不打车去。他回答说是为了节约成本啊，去的时候他觉得打车太贵了，所以他坐公车去，回来的时候，他说他跑累了，所以就打车回了，反正最后的钱都一样，路上使用的费用也没有差别。

如果按照大家惯用的金钱标准去衡量的话，会发现他说得没错，确实金钱成本是一样的。但是如果用时间成本去衡量，他就大错特错了，他应该去的时候节省时间，但他没能领会经理的意图。发生在新人身上的类似错误还很多，因为他们对企业在时间成本上的控制，时间在项目中的重要性还不够了解。

时间是不可逆的，谁都没有超能力让时间倒着走，也没有能力减缓时间的步伐。简而言之，时间拖得越长，浪费就越多，损失就越大，日后需要为之支付的金钱代价就越大。

“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”是我们从小就听的教导。“花开堪折直须折，莫待无花空折枝”是告诉我们，有花赶紧采赶紧摘，有喜欢的姑娘赶紧追，因为凡事都是过了这村就没这店了。

刚毕业的大学生对时间的控制没那么好，是因为他们在校时大都有大把的空余时间，说实话，很多同学在上学的时候是在挥霍青春。而工作以后，每天8小时的工作时间是法定的，一周5天，一周为企业效力的时间是法定的40个小时。所以，对于企业来说，它需要员工能在这40个小时里尽可能创造更多的价值，所以控制时间成本尤为重要，为了能够在最短的时间内做更多的事情，他们有时候宁可花钱来买时间。

像刚才的那个例子中，如果这个实习生在送完这份合同后，还有其他重要的事情要做，经理一定会说，打车去，打车回。如果合同送完就可以马上开工了，早开工早赚钱，早开一天可能多赚十万，这种情况下一定是打车去打车回，这个时候打车的钱算几个钱？如果因为坐公车，回来晚了，合同需要第二天才能执行，这样公司就可能少挣十万，这时候就需要拿钱买时间。

时间是会像蝴蝶效应一样，引起事件连锁反应的。当我们做一个项目时，如果其中一个环节发生了时间错位，那么后面的环节可能会像多米诺骨牌一样有连环错位。举个简单的例子大家就明白了，假设我每天八点上班，我每天早十分钟出门，大概六点半出门，这样我七点半就能到公司，但我若晚五分钟出门，就可能遇到七点十分的堵车高峰期，导致八点多才到公司。

时间的延缓会导致时间成本的增加，还可能会导致项目收益的急剧降低。节约时间成本就是提高工作效率，优化某个时间段的工作就可能使整个项目的工作得到优化。写这本书的目的就是希望大家能够通过优化工作方法，提高工作效率，降低时间成本。

很多人问过我为什么应届大学生找不到工作，很多地方招人都注明了不要应届生，为什么呢？应届毕业生往往都很有闯劲，很有信念，也很容易认同企业文化，并且像一张白纸一样，可塑性很强，但是，为什么反而不用呢？这就牵扯到了时间成本的问题。大多数中小型企业，负担不起培训新人的时间成本。这里说的成本不是指他们请不起老师教新人，而是，企业给新员工派任务，不仅要抽出人力来教他，还要给他超出老员工二到三倍的时间去完成任务，所以培养新员工不仅要花人力成本还要花费时间成本，这种高额成本的支出，一般企业都难以接受，并且，大学生一般心高气傲，可能刚培养了他，他就跳槽走掉了。所以，中小企业都不太喜欢用大学生。

在生活节奏很快的都市，很多人喜欢打车，喜欢叫快递，喜欢请小时工。这些习惯一些老年人都不理解，他们更信奉节俭，但事实上，选用看似高昂的快捷的方式并不代表铺张浪费，比如，我花15元请小时工帮我打扫1个小时的房间，而我利用这省下来的1个小时写稿子，假设我的1个小时能写3000字，我的稿费是千字100元，那么我1个小时就可以挣300元，所以，有些看似浪费的举动其实是在省钱。

从时间管理的角度来讲，如何做时间的分配也是很重要的。如果是一队人在干活，就需要考虑到每个人因为意外风险所会耽误的时间。单个人就比较好办，单个人只要尽可能地提高效率就算节约时间成本。

就个人来讲，节约时间成本最首要的就是守时。一旦你参与进项目中，如果没能在限定的时间内完成工作，就会导致整个项目拖几倍的时间，同时会耽误别人。任何企业，任何团队乃至个人在做计划的时候，一定都是会事先安排好时间的，有时候因为个人的失误会造成所有计划延误搁置。如果你约客户见面，人家预计一个小时跟你谈，后面自然排了别的事情，一旦你晚到半个小时，人家后面的事情都可能被耽误。这就是典型的不守时造成的后果，所以大家都不喜欢迟到的人。

经常有人跟我说，自己是各种原因如何如何才迟到了，我说你迟到了就是迟到了，别跟我说为什么，就等着扣钱吧，没有为什么。因为你不仅在浪费你自己的时间，更重要的是你浪费了别人的时间。

有一次参加招投竞标，这种公开竞标的起止时间都是有法律的效力的。开标之后，如果你没到，�